Blogi: Arja-Liisa Kaasinen, Workplace Planning Director, Martela Oyj, 2008-2016
Tietotyöntekijä on alati kasvavan kuormituksen kohteena. Sisäistettävää informaatiota riittää, ja tehokkuutta lupaavat yhteisölliset työtavat aiheuttavat stressiä, mikäli yhteisistä toimintamalleista ei ole sovittu.
Hyvinvointia ja tuottavuutta edistävän työympäristön kehittäminen kilpistyy harmillisen usein osaoptimointiin. Työympäristö on kuitenkin dynaaminen kokonaisuus, johon liittyy sekä fyysinen, sosiaalinen että digitaalinen ulottuvuus.
Yhdessä nämä ulottuvuudet tehostavat kognitiivista ergonomiaa eli tietotyössä olennaista inhimillistä tiedonkäsittelykykyä. Siksi keskittyminen vain yhteen ei riitä. Vain ottamalla huomioon ihmismielen rajoitteet voidaan luoda toimivat puitteet työssä onnistumiselle ja viihtymiselle.
Ihmismieli nauttii loogisesti jäsentyvissä tiloissa
Fyysisen ympäristön kokemukseen vaikutetaan tila- ja sisustussuunnittelun keinoin. Tilaratkaisuilla on selkeä ja suoraviivainen vaikutus työn sujuvuuteen ja hyvinvointiin. Voimme esimerkiksi parantaa valaistus- ja akustiikkaolosuhteita, suunnitella kulkureitit sujuviksi, sekä tukea yhteisöllisyyden ohella myös rauhallista työtä ja keskittymistä.
Kun tarvittavat asiat, laitteet ja ihmiset löytyvät helposti ja loogisista paikoista, aikaa ei kulu ihmettelyyn ja etsiskelyyn. Käyttäjälähtöinen tilasuunnittelu tukee sekä työntekijöiden että vierailijoiden toimintaa: kun tilat jäsentyvät helposti, liikkuminen ja oleminen on luontevaa ja työtehtävien suorittaminenkin tuntuu helpommalta.
Hyvät kalustevalinnat fyysisen ergonomian tueksi mahdollistavat monipuoliset työasennot ja auttavat jaksamaan. Harmoniset värit, ilahduttavat viherkasvit ja inspiroivat tilat tukevat kaikki mielen hyvinvointia.
Yhteiset pelisäännöt ohjaavat sosiaalista ympäristöä
Vaikka tilassa, kalusteissa ja materiaaleissa olisi kaikki mietitty huolella ja hyvin, ne eivät yksin riitä luomaan kognitiivista hyvinvointia. Monitilaympäristön toimivuus edellyttää myös yhteisiä ja julkilausuttuja ohjenuoria.
Fyysisen todellisuuden lisäksi työntekoomme vaikuttaa työyhteisön kulttuuri, sosiaalinen ympäristö. Avainasemassa kognitiivisen ergonomian kannalta ovat selkeät pelisäännöt. Yhteisten tavoitteiden ymmärtäminen ja tiedonkulun sujuvuus ovat tärkeitä perusasioita.
Yhteisesti kannattaa sopia esimerkiksi siitä, missä tiloissa kollegan saa keskeyttää tai voi jutella ja nauraa kovaäänisestikin. Vastaavasti hiljaisuudelle on syytä osoittaa oma reviiri.
Selkeiden pelisääntöjen myötä energiaa ei kulu sen pohtimiseen, miten milloinkin pitäisi toimia, tai toimiiko joku muu juuri väärin.
Tuoko digitaalisuus työhön apua vai stressiä?
Työyhteisössä on tärkeää pohtia yhteisesti ovatko digitaalisen ympäristön järjestelmät ja laitteet ajan tasalla. Toimiiko teknologia niin, että se aidosti tukee ja sujuvoittaa työntekoa?
Kognitiivista suorituskykyä haittaavaa teknostressiä tuovat esimerkiksi takkuavat järjestelmät, hidastelevat yhteydet, osaamisen puutteet tai somen ylikäyttö. Ihmiset ovat sietokyvyltään erilaisia: toista eivät haittaa vilkkuvat valot ja vingahtelevat merkkiäänet, toiset ovat niistä hetkessä raivon partaalla.
Omaa työpäivää on hyvä rytmittää ja jäsentää tietoisesti. Yksi tapa on kalenteroida itselleen sähköpostin luku- ja vastausaikoja, ja ottaa muina aikoina ilmoitus- ja hälytysäänet pois päältä. Muistin tueksi on hyvä miettiä apureita, kuten digitaalisia muistilappuja, listoja ja aikavarauksia rutiinitehtävien tekemiseen. Kaikki, mikä vähentää päivän sirpaleisuutta ja keskeytysten määrää, auttaa muistia ja aivojen virkeyttä.
Kun eri työtilat on vielä suunniteltu niin, että langattomat verkot toimivat ja työlaitteet on helposti kytkettävissä esimerkiksi näyttöihin tai kokousmikrofoneihin, säästyy monelta päänsäryltä.
Työympäristön kehittäminen on sopusoinnun hakemista
Kokonaisvaltaiselle kognitiivisten kykyjen ja mielen hyvinvoinnille on tärkeää, että työtä on mahdollista tehdä toimivassa yhteisössä ja sujuvasti toimivilla laitteilla, sekä nauttia viihtyisistä, toimintaa tukevista tiloista.
Onnistuminen työympäristön suunnittelussa edellyttää fyysisen, sosiaalisen ja digitaalisen ympäristön sopusointuista kehittämistä. Älä siis optimoi yhtä palaa, vaan kaikkia kolmea.