Vinkkejä hybridityön parhaisiin käytäntöihin

“Hybridityö ei ole sama asia kuin etätyö. Se on enemmän. Hybridityö on uusi tapa yhdistää lähityön ja etätyön tekemisen tapoja siten, että työ on aidosti monipaikkaista ja joustavaa. Yrityksille onkin nyt iso haaste suunnitella, miten tehdä hybridityötä parhaalla mahdollisella tavalla”, tiivistää Matti Lahti, joka toimii Elisalla HR Development Managerina.

Yksi iso kysymys hybridityössä on se, miten yhdistää etätyön ja lähityön parhaat puolet tavalla, joka edistää työn tuottavuutta, innovointia ja työntekijöiden hyvinvointia.

”Toimiston rooli ja toimivin tilaratkaisu riippuu paljon siitä, minkälaisiksi hybridityön pelisäännöt ja toimintatavat on muodostuneet. Jos esimerkiksi yhdessä sovitaan, mitkä tapaamiset ovat kasvotusten järjestettäviä ja milloin etäosallistuminen on mahdollista, ohjaa se ihmisten viikkorytmiä ja tapaamisten luonnetta”, sanoo Miia Leppänen, joka toimii Martelalla työympäristöasiantuntijana.

Niin Elisalle kuin Martelalle on yrityksinä kertynyt paljon kokemuksia hybridityön tekemisen tavoista. Martelassa on tutkittu jo kymmenen vuoden ajan, millainen monitilatoimisto sopii parhaiten hybridityön vaatimuksiin. Elisalla on tehty hybridityötä vuodesta 2013 lähtien. “Nyt kehitämme yhdessä elisalaisten kanssa oppien ja kokeillen entistäkin parempaa tapaa toimia hybridiympäristössä”, Lahti sanoo.

Omaan yritykseen sopivien hybridityön käytäntöjen suunnittelemiseksi on usein hyödyllistä jakaa työnteko seuraaviin osa-alueisiin: keskittymistä vaativaan työhön, yhteistyötä vaativaan työhön sekä spontaaneihin kohtaamisiin ja palauttaviin taukoihin. Työyhteisöissä tarvitaan niitä kaikkia.

Spontaanit kohtaamiset ylläpitävät työyhteisöä ja edistävät innovaatioita

“Spontaanit kohtaamiset ovat onnistuneet huonosti etätyön aikana. Moni on yllättynyt siitä, kuinka tärkeää hiljaista tietoa kahviautomaattien ja käytävien varsilla on aiemmin vaihdettu. Toimistoilla on ollut tärkeitä näkymättömiä tehtäviä, joihin on nyt havahduttu”, Miia Leppänen tiivistää työympäristökyselyiden tuloksia.

Spontaani vuorovaikutus pitää työyhteisön kulttuuria yllä, vahvistaa verkostoja ja siirtää hiljaista tietoa kokeneilta senioreilta uusille työntekijöille. “Vapaamuotoiset, sattumanvaraiset kohtaamiset ovat meille ihmisinä tärkeitä, koska ne ovat meille niin luontaisia. Ne vahvistavat yhteenkuuluvuutta ja luottamusta, jotka ovat tärkeitä innovaatioiden mahdollistajia”, Matti Lahti perustelee.

Kun toimistoa suunnitellaan hybridityöhön sopivaksi, se kannattaa suunnitella spontaaneja kohtaamisia edistäväksi. ”Erityisesti kannattaa kiinnittää huomiota sisääntuloon, jotta toimistolle on kiva tulla. Tämä muistijälki palaa helposti mieleen, kun pohtii, jäisikö kotiin vai lähtisikö toimistolle”, Leppänen sanoo.

Pandemian aikana havaittiin, että monen työntekijän työteho parani etätöissä. Keskittymistä vaativa työ onnistuukin usein rauhallisessa etätyöpisteessä paremmin kuin perinteisessä avotoimistossa. “Useassa yrityksessä onkin nyt sovittu, että itsenäinen keskittymistä vaativa työ voidaan edelleen tehdä etätyönä ja että tiettyinä päivinä tullaan toimistolle tekemään yhteistyötä vaativaa työtä ja tapaamaan kollegoja”, Leppänen kertoo tavasta yhdistää etä- ja lähityön parhaita puolia.

Hybridityö vaatii uudenlaisia toimitiloja

Toimitilat ovat nyt voimakkaassa muutoksessa pandemian jäljiltä.
“Avainkysymys monessa yrityksessä on, miten luoda toimistosta sellainen, joka tukee monipaikkaista ja joustavaa työn tekemisen tapaa. Nyt kannattaisi kaikkien suhtautua avoimesti siihen, voitaisiinko yksilöllisistä työpisteistä luopua ja vapauttaa tilaa yhteistyötä, keskittymistä ja spontaaneja kohtaamisia edistäviin työtiloihin”, Leppänen kertoo.

“Joustavassa toimistossa olisi riittävästi vapaita pieniä tiloja keskittymistä vaativaan työhön, erilaisia yhteistyön tekemiseen sopivia tiloja sekä viihtyisiä paikkoja spontaaneihin kohtaamisiin. Tällöin jokainen toimistolle tuleva voisi valita työskentelypaikan sen päivän työtehtävän mukaisesti”, Leppänen visioi.

Toimistojen uusilla teknologisilla ratkaisuilla voidaan tukea hybridityötä monilla tavoin. “Kun ymmärretään erilaiset henkilöstön työhön liittyvät tarpeet, voidaan rakentaa tulevaisuuden hybridityön toimistoa. Esimerkiksi meillä Elisalla jokaisessa neuvotteluhuoneessa on videoneuvotteluratkaisu, jonka avulla osa voi osallistua tapaamiseen myös etänä. Lisäksi kaikilla työntekijöillä on välineet, joiden avulla voi pitää videoneuvottelun missä ja milloin vain”, Lahti kertoo.

Lahden mukaan yrityksissä on tärkeää miettiä ja kokeilla, millainen neuvotteluhuoneen järjestys toimii parhaiten, jotta hybriditapaamisessa etänä osallistuvat pystyvät osallistumaan palaveriin tasa-arvoisesti. “Automaattisesti palaverissa puhuvaan henkilöön zoomaavat kamerat ja digitaaliset valkotaulut, joiden ääressä voi työskennellä myös etänä, ovat uusia hybridityön kokemuksia parantavia ratkaisuja.”

On aika antaa toimistolle uusi mahdollisuus ja oppia uutta

“Vaikka meillä Elisalla on vahva ja pitkä kokemus hybridityöstä, haluamme edelleen jatkuvasti parantaa työskentelytapojamme yhdessä henkilöstön kanssa. Meillä on vielä paljon oppimisen paikkoja ja mahdollisuuksia tehdä työtä entistä fiksummin”, Matti Lahti kertoo.

Miia Leppänen kannustaa niin työntekijöitä kuin yritysten johtoa antamaan toimistolle uuden mahdollisuuden ja kokeilemaan rohkeasti uusia työtapoja. “Etätöihinkään ei uskottu ennen pandemiaa. Se sai mahdollisuuden ja yllätti monen epäilijän. Nyt kannattaa antaa toimistollekin mahdollisuus muuttua. Kannattaa keskustella yhdessä, kuunnellen ja toisia kunnioittaen, miten yrityksessä halutaan tehdä töitä, ja sopia yhteisistä työn tekemisen tavoista. Jos keskustelu tuntuu vaikealta, voi hankkia neutraalin fasilitaattorin, joka auttaa työtapojen ja työympäristöjen muutoksessa”, Leppänen neuvoo.

Katso 8.6.2022 pidetyn Elisan ja Martelan Joustavan hybridityön trendit -webinaarin nauhoite