Taustaa hankkeelle
Tehokkuusvaatimukset korostuvat nykyisessä julkisessa keskustelussa ja erityisesti kuntataloudet ovat tiukoilla. Kaarinan kaupungissa säästöjä päätettiin hakea henkilöstöresurssien sijaan tilakuluista.
”Meillä kärsittiin kaupungin vanhassa virastotalossa sisäilmaongelmista, ja henkilökunta oli vuosien varrella hajasijoitettu kulloinkin vapaana oleviin tiloihin ympäri kaupunkia. Halusimme taata työntekijöillemme turvallisen työskentely-ympäristön, joka samalla tehostaisi työntekoa ja karsisi turhia kustannuksia”, Kaarinan kaupunginjohtaja Harri Virta taustoittaa.
Vuonna 2013 arvioitiin mahdollisuuksia yhdistää kirjasto ja virastotalon tiloja. Yhdistämisellä todettiin saatavan merkittävää synergiaetua, esimerkiksi yhteispalvelupiste tullaan sijoittamaan kirjaston yhteyteen. Kaarina-talon hankesuunnittelu käynnistettiin 2014 ja se hyväksyttiin keväällä 2015.
Merkittäviä säästöjä tiloissa ja kustannuksissa
Suunnittelun lähtökohtana oli merkittävien kustannussäästöjen ja tilatehokkuuden aikaansaaminen nykyiseen verrattuna. Kaupunki kuuli henkilöstönsä tarpeita ja haastatteli muutokseen liittyvien toimintojen esimiehiä. Koska nykyiset tilakustannukset ja pinta-ala eivät kuitenkaan saaneet kasvaa, kaupungille tarjottiin ratkaisuksi Martelan monitilatoimisto-mallia.
Kaarinan kaupungille tehtiin työympäristökysely osana työympäristötarpeen määrittelyä, jossa kartoitettiin työntekijöiden työskentelytapoja sekä toiveita työn suhteen. Selvisi, että suurin osa työntekijöistä ei tarvinnut omaa työpistettä. Vaikka toimitilat muodostavat merkittävän menoerän, olivat monet työpisteet suuren osan viikosta tyhjinä. Tavoitteeksi asetettiin työtilojen käyttöasteen lisääminen ja turhien vuokra- ja lämmityskustannusten karsiminen.
Monitilatoimisto ratkaisuna
Monitilatoimistoon siirtyminen vaatii toimintakulttuuriin muutoksen ja henkilökuntaa sitoutettiin tarjoamalla mahdollisuus tutustua monitilatoimistoon. Muunneltava tilakonsepti tarjoaa erilaisia tiloja kulloisellekin työtehtävälle. Monitilatoimisto tukee uutta työn tekemisen kulttuuria, jolle on ominaista osaamisen jakaminen ja yhteistyö, luovuus sekä entistä parempi työnlaatu ja tuottavuus.
Merkittävinä strategisina tavoitteina tilaratkaisussa tulee olemaan johtamisen ja viestinnän helpottaminen, vuorovaikutuksen lisääminen, asiakaslähtöisyys, työn tekemistä tukevat tilat sekä henkilöstön hyvinvointi ja työssä viihtyminen. ”On tärkeää, että uusista monitilatoimistoista kehittyy ympäristöjä, jotka tukevat henkilöstön työhyvinvointia ja työssä jaksamista”, sanoo Virta.
