Muuton muistilista – huomioi nämä 7 osa-aluetta yrityksen muutossa

Yrityksen muuttaessa muistettavien asioiden lista on pitkä. Ei riitä, että tavarat siirretään vanhasta toimitilasta uuteen, vaan samalla on huolehdittava, että liiketoiminta jatkuu muuton aikana ja sen jälkeen mahdollisimman saumattomasti.

Muutto tarkoittaa myös väistämättä jonkinasteista yrityskulttuurin ja työtapojen muutosta. Kun haluat vaikuttaa tähän muutoksen tietoisesti, muutto täytyy suunnitella johdonmukaisesti.

Yli 60 vuoden ja 10 000 muuton kokemuksella kokosimme avuksesi yritysmuuton muistilistan! Lista kattaa seitsemän osa-aluetta tavoitteiden määrittelystä uuteen tilaan asettumiseen.

Muuton muistilista osa 1: Tavoitteet

Muutto on aina myös mahdollisuus muutokseen. Muuton myötä yritys voi esimerkiksi parantaa henkilöstön viihtyvyyttä ja toimiston käyttöastetta, tai vähentää ylimääräisiä kustannuksia karsimalla turhat neliöt.

Ensimmäisenä muuton muistilistalla onkin tavoitteiden kirkastaminen; millaisen työympäristön ja tilan yrityksenne tarvitsee? Miten muutto vaikuttaa työtapoihin ja millaista työkulttuuria haluatte uudessa tilassa rakentaa?

Määrittele ennen muuttoa ainakin:

• Millaisia tarpeita ja toiveita eri henkilöstöryhmillä on muuton ja uuden tilan suhteen?
• Miten tilasuunnitelma ottaa huomioon erilaiset työskentelytavat (hiljaiset työtilat, kokoushuoneet, taukotilat, puhelinkopit, luovan työn alueet)?
• Mitä muutolla halutaan saavuttaa (esim. isommat ja toimivammat tilat, korkeampi toimiston käyttöaste, kustannussäästöt, keskeisempi sijainti)?

Muuton muistilista osa 2: Ihmiset ja roolit

Muuton organisointi voi olla yhden henkilön työuran aikana ainutkertainen, tai ainakin harvoin toistuva projekti. Siksi oikeiden ihmisten ja kumppaneiden valinta on tärkeässä roolissa muuton onnistumisen kannalta.

Muuttoon voi toki valjastaa yrityksen omaa henkilöstöä, mutta vaivattomimmin muutto sujuu kokeneen muuttokumppanin kanssa. Silloin yrityksen työntekijöiden arvokasta työaikaa säästyy tärkeämpiin työtehtäviin ja muuttokumppani voi hoitaa muuton tehokkaasti ja liiketoiminnan jatkumisen kannalta mahdollisimman huomaamattomasti.

• Nimetkää yrityksestänne muuttovastaava, joka tuntee yrityksen liiketoiminnan ja tiedostaa eri henkilöstöryhmien tarpeet. Varmistakaa, että muuttovastaavalle on varattu työaikaa muuttoprojektiin.
• Valitse muuttokumppani, joka voi palvella tarpeidenne mukaan myös kokonaisvaltaisesti. Kokenut muuttokumppani voi auttaa muuttoprojektin eri vaiheissa, projektin johtamisesta kalusteiden asennukseen ja kierrätykseen. Älä tee valintaa vain hinnan perusteella, vaan tarkastele palvelukokonaisuuden hinta-laatusuhdetta.
• Osallista myös työntekijät muuttokeskusteluun ja käykää läpi yhdessä uutta tilaa koskevia tarpeita ja toiveita.

Tiesitkö, että Martela on Suomen toiseksi suurin muuttofirma ja yritysmuuttojen asiantuntija jo yli 60 vuoden kokemuksella? Hoidamme kaikenlaiset muuttoprojektit yksittäisen toimistohuoneen muutosta vaikka kokonaisen sairaalan muuttoon!

Lue lisää muuttopalveluista!

Muuton muistilista osa 3: Muuttosuunnitelma

Jotta muutto olisi tehokas, pysyisi budjetissa ja vaikuttaisi liiketoiminnan pyörimiseen mahdollisimman vähän, tarvitaan muuttosuunnitelma. Muuttosuunnitelma sisältää yleensä ainakin aikataulun, budjetin, tilasuunnitelman, viestintäsuunnitelman sekä itse muuton toteutuksen suunnittelun. Kokenut muuttokumppani voi auttaa muuttosuunnitelman laatimisessa.

Muista muuttosuunnitelmaa tehdessä ainakin nämä:

• Määrittele budjetti, joka ottaa huomioon kaikki muutosta aiheutuvat kustannukset.
• Pyydä vuokranantajalta uudesta tilasta tarkka pohjapiirros helpottamaan muuttoa ja tilasuunnittelua.
• Luo muuttokumppanin kanssa realistinen muuttoaikataulu ja huomioi erityisesti liiketoiminnan kriittisten osa-alueiden, kuten IT-osaston tai logistiikkatoimintojen, siirtäminen.
• Aikatauluta myös uuden tilan valmisteleminen ennen muuttoa, kuten huoneiden muutokset, maalaus tai sähkötyöt.
• Kartoita tietotekniikan tarpeet, kuten kaapeloinnit, sähköpisteet tai tilavaraus- ja turvajärjestelmät.
• Suunnittele kalusteiden inventointi, pakkaus, kuljetus ja sijoittaminen uudelle toimistolle.

Muuton muistilista osa 4: Viestintä

Viestintä voi joko ratkaista muuton onnistumisen tai aiheuttaa suurimmat ongelmat. Puutteellinen viestintä voi johtaa tarpeettomiin epäselvyyksiin ja viivästyksiin, kun taas selkeä ja ajantasainen viestintä eri osapuolten välillä varmistaa muuton sujuvuuden ja auttaa muutoksen läpiviennissä.

• Tiedota henkilöstöä tulevasta muutosta ja sen syistä.
• Viesti tulevasta muutosta ja sen vaiheista henkilöstölle tasaisin väliajoin ennen muuttoa ja järjestä tarvittaessa infotilaisuus.
• Kerro muutosta asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.
• Ilmoita muutosta postille ja yritysrekisteriin.
• Päivitä vakuutukset ja muut tarvittavat palvelusopimukset.
• Päivitä uusi osoite yrityksen verkkosivuille, sosiaalisen median kanaviin ja muihin hakupalveluihin.
• Ilmoita muille kiinteistön käyttäjille sekä uudessa että vanhassa toimitilassa muuttonne tarkka ajankohta.
• Viesti muuttokumppanille matalalla kynnyksellä koko muuttoprosessin ajan.

Lue myös: Asiantuntijan vinkit tehokkaaseen muuttoon

Muuton muistilista osa 5: Inventointi, pakkaaminen ja hankinnat

Muutto on hyvä hetki käydä läpi yrityksen omaisuutta ja hankkiutua eroon tarpeettomista tavaroista. Vain inventoimalla olemassa olevan irtaimiston, voit varmistua siitä, että uuteen toimitilaan ei siirretä turhaa tavaraa tai vastaavasti hankita uutena jotain sellaista, mitä löytyykin jo valmiina. Jos et halua käyttää inventointiin ja pakkaamiseen oman henkilöstön työaikaa, voit myös ostaa ne palveluna muuttokumppanilta.

• Inventoi olemassa oleva irtaimisto ja päätä, mitä siirretään uudelle toimistolle ja mitkä tavarat kierrätetään.
• Tee lista kalusteista ja muista hankinnoista, joita tarvitaan uudelle toimistolle.
• Aloita pakkaaminen hyvissä ajoin joko oman henkilöstön voimin tai muuttokumppanin avulla.
• Muista myös suojata siirrettävät kalusteet ja muut tavarat asianmukaisesti.

Muuton muistilista osa 6: Tavaroiden muutto ja kierrätys

Kun muuttoprosessi on hyvin suunniteltu ja kumppanina on kokenut asiantuntija, itse muutto sujuu usein mutkattomasti. Muuttopäivään liittyy kuitenkin muutamia tärkeitä valmisteluja, jotka varmistavat irtaimiston sujuvan siirron ja uuteen tilaan asettumisen.

Tavaroiden siirtämisen lisäksi on olennaista huolehtia tarpeettomien kalusteiden ja muun irtaimiston asianmukaisesta kierrätyksestä.

• Varmista, että muuttokumppanilla on muuttopäivänä esteetön pääsy sekä vanhaan että uuteen toimitilaan, sekä tarvittaessa pysäköintiluvat.
• Suunnittele kulkureittien suojaus kohdevalvojan kanssa.
• Käy muuttokumppanin kanssa läpi tilojen turvallisuusohjeistus.
• Organisoi uusien kulkulupien jakaminen työntekijöille.
• Huolehdi vanhojen ja tarpeettomien kalusteiden ja muun irtaimiston asianmukaisesta kierrätyksestä.
• Järjestä vanhan toimitilan loppusiivous ja huolehdi, että tila on valmis luovutettavaksi.

Tiesitkö, että voit myydä sinulle tarpeettomat, mutta käyttökelpoiset toimistokalusteet meille? Puhdistamme ja kunnostamme kalusteet omissa tuotantotiloissamme Nummelassa, jonka jälkeen myymme ne Martela Outletissa. Näin toimistokalusteet saavat lisää käyttöikää!

Muuton muistilista osa 7: Asettuminen uusiin tiloihin

Kun kaikki on siirretty uuteen toimitilaan, on vielä varmistettava, että tilat toimivat odotetusti ja henkilöstö pääsee jatkamaan töitään sujuvasti. Nyt pääsette rakentamaan uutta arkea ja kulttuuria uudelle toimistolle!

• Katselmoi uudet tilat läpi kaikkien vastuuhenkilöiden kanssa.
• Testaa, että kaikki toimiston laitteet, valot ja kalusteet toimivat asennuksen jälkeen.
• Perehdytä henkilöstö uusiin tiloihin ja toimintoihin.
• Sovi yhdessä henkilöstön kanssa uutta tilaa koskevat pelisäännöt ja toimintatavat.
• Kartoita henkilöstöltä mahdolliset tiloja tai irtaimistoa koskevat puutteet ja lisätarpeet.

Kokeneen kumppanin kanssa yritysmuutto on huoleton

Tuntuuko muuton muistilistan toteuttaminen mahdottomalta tehtävältä? Meidän kanssamme stressitön muutto on helpommin tehty kuin sanottu!

Olemme kokenut muuttokumppani ja autamme sinua kokonaisvaltaisesti kaikkien muuttotarpeidesi kanssa. Emme vain siirrä tavaroitasi paikasta A paikkaan B, vaan voimme tilanteen mukaan auttaa myös muuttoprojektin johtamisessa, muuttosuunnittelussa, kalustehankinnoissa tai tarpeettomien kalusteiden kierrätyksessä.

Tututustu Martelan muuttopalveluihin!

Tai jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä!