Kouvola, 2018
Kouvolan kaupungintalolle laadittiin uusi työympäristökonsepti kevään 2018 aikana. Konseptoinnissa luotiin raamit tulevalle kaupungintalon remontille, jossa ei ole kyse vain visuaalisesta ja fyysisestä tilojen muutoksesta. Tilatehokkuuden parantamisen lisäksi työtapojen ja organisaatiokulttuurin uudistus sekä työhyvinvointi ovat keskeisessä osassa koko muutosprosessia.
Henkilömäärän tuplaus tarjoaa suuntaviivat
Kouvolan kaupungin tavoitteena on muutoksen myötä muokata kaupungintalon tilat palvelemaan paremmin uusia tarpeita. Kaupungintalolle tullaan keskittämään toimintoja kaupungin muista tiloista, mikä tarkoittaa 150 uutta työntekijää alkuperäisen 150 henkilön lisäksi. Tilatehokkuutta on lisättävä, jotta 300 henkeä mahtuu samoihin tiloihin.
Koko muutosprosessin lähtöajatuksena toimi työhyvinvoinnin tukeminen uudella työympäristön toimintamallilla. Myös etätyömahdollisuudet haluttiin ottaa huomioon.
Aito osallistaminen on onnistuneen muutoksen ydin
Kaupungintalon muutosprosessi käynnistettiin Martelan toteuttamalla työympäristökonseptoinnilla. Tämä piti sisällään niin kaupungintalon henkilöstön osallistamisen kuin myös konseptivaiheen jälkeen alkaneen arkkitehtisuunnittelun konsultoinnin.
Henkilöstöä ja esimiehiä haluttiin tukea kaupungintalon toiminnan ja tilojen konseptointivaiheessa erityisin osallistamisen keinoin. Martela tarjosi Kouvolan kaupungille monipuoliset välineet, joiden avulla koko kaupungintalon henkilökunta saatiin mukaan muutokseen.
Kokonaisuus piti sisällään:
- infotilaisuuden, jossa henkilöstölle kerrottiin tulevasta projektista,
- työpajan, jossa projektin johtoryhmän voimin selkeytettiin työympäristömuutoksen tavoitteet,
- henkilöstökyselyn, jolla työnteon tapoja ja muutosvalmiutta kartoitettiin,
- ryhmähaastatteluja, jotta eri yksiköiden tilatarpeista saatiin todellinen käsitys, sekä
- henkilöstön työpajoja 100 hengelle Martelatalon Living Labissa.
- infotilaisuuden, jossa henkilöstölle kerrottiin tulevasta projektista,
- työpajan, jossa projektin johtoryhmän voimin selkeytettiin työympäristömuutoksen tavoitteet,
- henkilöstökyselyn, jolla työnteon tapoja ja muutosvalmiutta kartoitettiin,
- ryhmähaastatteluja, jotta eri yksiköiden tilatarpeista saatiin todellinen käsitys, sekä
- henkilöstön työpajoja 100 hengelle Martelatalon Living Labissa.
Kerätyn taustatiedon pohjalta määriteltiin, millaisia erilaisia tiloja kaupungintalosta tulisi uudistuksen myötä löytyä ja kuinka paljon, sekä kuinka ne parhaiten palvelisivat käyttäjiä. Näitä määritelmiä ja suosituksia hyödynnetään projektin seuraavassa vaiheessa, hanke- ja arkkitehtisuunnittelun pohjana.
Perusteellinen pohjatyö palkitsee
Henkilöstön osallistamisella ja taustatiedon keruulla oli huomattava merkitys Kouvolan kaupungintalon projektin muutosilmapiiriin. Projektin alkaessa vain alle puolet (46 %) henkilöstöstä suhtautui tulevaan muutokseen positiivisesti. Osallistamisvaiheen jälkeen luku nousi 60 %:iin eli reilusti yli puolet henkilökunnasta suhtautui muutokseen optimistisesti. Muutos ilmapiirissä luo projektin myöhemmille vaiheille, kuten tilojen käyttöönotolle, merkittävästi paremmat edellytykset onnistua.
”Henkilöstön osallistamisvaiheen aikana ymmärrys uudenlaisia työympäristöjä kohtaan kasvoi. Samalla myös epäluulot vähenivät ja aloimme nähdä esteiden sijaan positiivisia asioita ja mahdollisuuksia”, Kouvolan kaupungin henkilöstöjohtaja Päivi Karhu kertoo.
