Martela toteuttaa monitilatoimistoja NCC:lle
Helmikuussa 2019 NCC avasi Uppsalassa hyvin uudentyyppisen toimiston. NCC oli selvittänyt muutamaa vuotta aiemmin, kuinka tiloja käytetään. ”Käyttöastemittauksista kävi ilmi, että työntekijöiden omien huoneiden käyttöaste oli vain noin 35 prosenttia. Tulos ei ollut yllätys, koska useimmat meistä viettävät paljon aikaa kokouksissa ja projekteissa asiakkaiden luona. Omaa huonetta ei yksinkertaisesti tarvita kaikille”, kertoo NCC:n Uppsalan, Gävlen ja Taalainmaan osastopäällikkö Mattias Monbäck.
”Yhteistyön lisääntyminen on yleinen suuntaus”, Monbäck jatkaa. ”Monista kiinteistönomistajille rakentamistamme toimistoista tulee coworking-tiloja, mikä on selkeä trendi. Yhteistyötä tarvitaan yhä enemmän sekä yritysten sisällä että niiden välillä.” Tähän tarpeeseen vastattiin suunnittelemalla monitilatoimisto, jollainen NCC:n pääkonttorikin nykyään on.
Uppsalan toimiston haluttiin myös tukevan kestävää kehitystä. Tavoite oli, että 30 prosenttia olemassa olevista huonekaluista ja laitteista säilytetään. Osa huonekaluista oli vasta muutaman vuoden ikäisiä, ja ne sopivat hyvin uusiin tiloihin.
Muutos tukee NCC:n toimintaa ja identiteettiä
Yhtiön henkilöstö osallistui muutosprojektin jokaiseen vaiheeseen. Martelan avulla NCC:n jokaisen toimiston kalustus ja värimaailma muokataan konsernin tyylin mukaiseksi. Uppsalassa apuna oli myös sisustusarkkitehtitoimisto Indicum.
”Kehitimme yhteisen konseptin: Pohjoismainen toimisto, joka perustuu NCC:n identiteettiin”, Monbäck sanoo. ”Kun toimistoon astuu, sen pitäisi heti tuntua NCC:n toimistolta – ihan niin kuin kaupat ja hotellit tunnistaa, kun niihin astuu. Tämä on ollut hauska prosessi etenkin siksi, että Martela on tuonut paljon tietoa ja ideoita tehokkaiden ja kannustavien työympäristöjen luomiseksi. Arvostimme suuresti muuttoa edeltänyttä suunnitteluprosessia.”
Muuton jälkeen NCC:llä järjestettiin työpaja, jossa kierrettiin toimistoa ja osallistujat antoivat mielipiteensä työympäristön toimivuudesta. Osoittautui, että keskittymistä vaativaa työtä varten tarkoitettuja tiloja tarvittiin vähemmän, joten kaksi niistä muutettiin yleiskäyttöön. Tärkeintä on, että kaikki voivat työskennellä omien projektitiimiensä kanssa.
Onnistunut lopputulos käyttäjälähtöisillä tiloilla
Uudessa toimistossa ei enää ole henkilökohtaisia työhuoneita. Työntekijät ovat yleensä mukana useissa erilaisissa projekteissa, ja siksi heille on tarjolla erilaisia kokous- ja neuvottelutiloja sekä sisäisiin kokouksiin että asiakastapaamisiin.
Omien huoneiden poistaminen ei tarkoittanut toimiston kokonaispinta-alan pienentämistä vaan pikemminkin päinvastoin. Uudessa toimistossa on runsaasti tilaa erityyppisille kokouksille, mukaan lukien suuri määrä pienempiä 4-6 hengen kokoushuoneita. Suurten kokoushuoneiden määrää vähennettiin, koska niiden tarve oli hyvin vähäinen.
Lisäksi on tiloja mm. henkilökohtaiseen säilytykseen ja oleskeluun. Vaikka toimisto on edelleen avoin, on siellä rauhallisia tiloja keskittymistä vaativalle työlle, esimerkiksi esitysten tai raporttien kirjoittamiseen. Näissä tiloissa puhelimet eivät häiritse eikä kukaan tule juttelemaan.
”Toimistossa voi helposti valita paikan läheltä niitä, joiden kanssa työskentelee, ja toisaalta siirtyminen keskittymistä vaativaa työtä varten tarkoitettuihin tiloihin toimii selvästi odotettua paremmin”, Monbäck sanoo. ”Tämä luo aitoa tiimihenkeä. Erityisen tärkeää on, että asiakkaamme arvostavat uutta toimistoa. Ensimmäisessä kerroksessa on hotelliaulan kaltainen tila, jossa on kahvinkeitin ja syötävää, ja jonne asiakkaat ovat tervetulleita odottamaan kokousten alkua. Sekin toimii erittäin hyvin. Asiakkaat järjestävät täällä mielellään kokouksia. Kaikki tuntevat olevansa tervetulleita.”
”Yhteistyö NCC:n kanssa oli erittäin sujuvaa”, kertoo Martelan asiakaspäällikkö Christian Lippert. ”NCC:llä oli määritelty tarkkaan tarpeet ja valmistautuminen oli tehty hyvin. Erityisen vaikuttavaa oli, että henkilökunta osallistui prosessin kaikkiin vaiheisiin. Näistä lähtökohdista oli helppoa päästä onnistuneeseen lopputulokseen.”
Kuvat: Joakim Kröger, NCC
