Muutoksella parempaan yhteistyöhön
Valmetin Sellu ja energia -liiketoimintalinjalla on ollut pitkään vuokratiloja useammassa eri paikassa Tampereella. Toimintoja päätettiin keskittää suurimpaan, Lentokentänkadun kiinteistöön, johon muista kiinteistöistä muutti yhteensä 190 henkilöä lisää. Lentokentänkadun kiinteistössä työskentelee nyt yhteensä noin 1200 henkilöä. "Hyvällä suunnittelulla henkilöstölle aiheutunut häiriö pystyttiin minimoimaan 1-2 päivään työntekijää kohden. Näiksi päiviksi henkilöstölle oli varattu etäpäiviä tai väistötiloja. Koko muutoksen ajan Valmetilla työskenteli sama Martelan porukka ja resursseja voitiin tarpeen mukaan siirtää työstä toiseen joustavasti", sanoo kohdevalvojana projektissa toiminut Ville Virtanen Martelasta.
Toimistotiloissa ei ollut suurempaa remonttitarvetta, mutta kiinteistön ruokalassa tehtiin remontti, joka mahdollisti linjaston vaihdon, paransi huomattavasti tilan akustiikkaa ja näin tilasta saatiin hyvä tila myös henkilöstötilaisuuksia varten.
Osallistaminen muutoksen ja muutosjohtamisen tukena
Työympäristön muutosta edelsi henkilöstölle tehty työympäristökysely, jossa selvitettiin tarkemmin työympäristötarvetta ja sitä, mitä ihmiset työpäivän aikana tekevät.
Työympäristökyselyn pohjalta tehty työympäristöraportti antoi suuntaviivat muutokselle ja nyt tiloja ylläpidetään ja kehitetään jatkuvasti.
Työympäristömuutoksen läpiviemisessä muutosjohtamisella ja henkilöstön osallistamisen varmistamisella sekä oikea-aikaisella viestinnällä oli suuri merkitys. Sisäiseen viestintään panostettiin erityisesti, se oli erittäin aktiivista ja otti huomioon myös ulkomailla työskentelevät esimiehet. Koska koko muutosprojekti kesti noin vuoden, hyvällä aikataulutuksella huomioitiin muun muassa eri toimintojen kiirejaksot ja muut erityistarpeet, mikä vaikutti myönteisesti henkilöstön suhtautumiseen.
Valmet siirtyi muutoksessa heille räätälöityyn monitilatoimistoon. Työympäristömuutos paransi olennaisesti yrityksen sisäistä tiedonkulkua, eri osastojen välistä yhteistyötä, vähensi liikkumista toimipisteiden välillä ja näin ollen tehosti ajankäyttöä ja vähensi kustannuksia. Tilamuutos tukee nyt luontevien kohtaamisten syntymistä, face to face -viestintää ja yhtenäistää yrityskulttuuria kaikkien ollessa samassa kiinteistössä. Eri työtehtäville löytyy tarkoituksenmuksia tiloja ja mahdollistaa esimerkiksi keskustelut häiritsemättä muita.
Vastuullisuus edellä
Martela inventoi olemassa olevat kalusteet, joita oli neljässä eri kiinteistössä noin 600 henkilön käytössä. Nämä kalusteet otettiin huomioon Lentokentänkadun muutostyön sisustussuunnittelussa ja ylimääräiset kalusteet kierrätettiin mm. Martela Outletissa sekä lahjoitettiin henkilökunnalle, urheilujärjestöille ja muille yleishyödyllisille tahoille.
Martelan valinta kumppaniksi perustui aikaisempiin kokemuksiin, laatuun sekä projektipäällikön, sisustussuunnittelijan ja asiakasvastaavan merkittäviin rooleihin muutostyössä. Valmetin projektiassistentti totesi muutosta: ”Asennusporukka oli uskomattoman kivaa ja asiakaslähtöisesti asennoitunutta, käytös niin miellyttävää ja ystävällistä, kaikki hoitui. Ajattelivat meikäläisen kannalta. Tilannehan elää, kaikkea ei voi suunnitella valmiiksi, pitää osata soveltaa.”
