Blogi: Eeva Terävä, Head of Workplace Development, Martela
Työympäristöissä on tapahtunut laaja siirtymä työhuoneista avotoimistoihin. Muutoksen vaikutukset työntekijöihin ovat olleet merkittäviä, mikä ilmenee myös keräämästämme Martela Insights -aineistosta.
Martela Insights sisältää yli 5 200 suomalaisen, ruotsalaisen ja norjalaisen toimistotyöntekijän arviot omista työtiloistaan ja niiden toimivuudesta. Aineiston mukaan lähes 60 % pohjoismaisista tietotyöläisistä kertoo työskentelynsä keskeytyvän vähintään melko usein. Avotoimistojen kohdalla tällaisia keskeytyksiä kokee lähes 70 % vastanneista. Häiriötä syntyy eniten juuri kollegoiden välisistä keskusteluista ja puheluista.
Monet ovat minultakin kysyneet – viimeksi Huomenta Suomen toimittajat – huolissaan, mitä tälle voi tehdä: onko edessä paluu takaisin omiin työhuoneisiin?
Näin tuskin tapahtuu. Erityisesti siksi, että oman työhuoneen suoma työrauha on saavutettavissa myös avotoimistossa.
Pelisäännöt eivät auta, jos puitteet puuttuvat
Avotoimistoilla on kaksi merkittävää etua työhuoneisiin verrattuna.
Ensinnäkin avotoimistossa tilan tarve on tyypillisesti puolet siitä, mitä huonetoimisto vaatii. Kun otetaan huomioon, että työpisteistä keskimäärin puolet ovat koko ajan tyhjänä, on perusteita omille työhuoneille vaikea löytää.
Toisekseen työn luonteen muutos ei enää suosi eroteltuja työtiloja. Tämän päivän ratkaisukeskeinen asiantuntijatyö vaatii yhteistyötä ja jatkuvaa kommunikaatiota työntekijöiden kesken.
Työhuonevaltaisen toimiston käytäntöjä ja työtapoja ei kuitenkaan voi tuoda avotoimistoon. Jos aiemmin työhuoneiden seinien suojissa käydyt keskustelut siirtyvät avotilan työpisteille, järkkyy työrauha varmasti.
Tarvitaan pelisääntöjä siitä, millaisia keskusteluita saa työpisteellä käydä. Koska koko toimistoa ei voida hiljentää, täytyy keskusteluille, puheluille tai verkkokokouksille löytyä sopivat työtilat. Saatavilla onneksi on monia tehokkaita ratkaisuja, joilla työympäristön äänimaisemaa voi hallita – kuten juuri lanseerattu puhelinkoppimme, liikuteltava PodBooth.
Työrauha vaatii ekosysteemin
Jos teillä työskennellään avotoimistossa, jossa työilmapiiri, viihtyisyys ja työn laatu kärsivät hälinästä, voi muutos parempaan olla helpompaa kuin luulisikaan.
Avotoimiston muuttaminen monitilatoimistoksi, jossa työnteon eri muodoille on omat vyöhykkeensä, ei ole rakettitiedettä. On lopulta suhteellisen yksinkertaista muuttaa avotoimisto työympäristöksi, josta löytyy omat alueensa keskittymiselle, ryhmätyölle, tiedonvaihdolle ja palautumiselle.
Muutos vaatii toki mahdollisesti fyysisten puitteiden kokonaisvaltaista uudelleenjärjestelyä erilaisiin vyöhykkeisiin. Projekti on silti paljon pienimuotoisempi ja helpompi kuin työhuoneista luopuminen ja niiden purkaminen. Aina kalusteitakaan ei tarvitse uusia, ne täytyy vain järjestellä uudestaan.
Esimerkiksi Suomen Lähetysseuran uusi työympäristö suunniteltiin siten, että toimistossa on omat tilat ja alueet vuorovaikutukselle sekä keskittyneelle, hiljaisuutta vaativalle työlle. Nämä tilat on sijoiteltu harkiten niin, että työskentelykahvila ja co-working -tilat ovat lähellä sisäänkäyntiä, jonne liikkuminen luonnollisesti painottuu. Hiljaiset tilat ovat toimiston perällä ja laitamilla.
Työrauha ja erilaiset työskentelymuodot huomioiva monitilatoimisto on kuin ekosysteemi. Siinä jokaisella työmuodolla on oma, luonnollinen paikkansa, jonne työntekijät voivat joustavasti suunnata sen mukaan, mitä ovat juuri tekemässä ja miten paljon yksilöinä tarvitsevat työrauhaa.
Suunnitelmallisessa monitilatoimistossa äänimaisema on hallittu erilaisten materiaalien ja elementtien avulla. Myös kuormituksen lievittämiselle ja aivojen palautumiselle on omat tilansa, joissa työhaasteista voi hetkeksi irtautua lepäämällä tai esimerkiksi tekemällä jotain käsillään.
Ihminen etsii luontaisesti helpointa ja vaivattominta ratkaisua – metsän polut ja talvella lumeen tamppautuneet oikoreitit kertovat sen hyvin. Kun työympäristössä oikea tapa kommunikoida on tehty helpoksi, asettuu jokaisen työpäivä uomiinsa itselle parhaalla tavalla.
