Toimisto tasapainoon

Näyttää siltä, että etätyö on tullut pysyväksi kumppaniksi toimiston rinnalle. Toimiston rooli ja sitä tukeva järkevin tilankäyttö on todennäköisesti muuttunut pysyvästi. Mutta miten? Kuinka löytää uusi tasapaino? Edellisessä blogissamme kerroimme, miten työviikko saadaan tasapainoon.

Nyt kysymme, miten toimisto vastaa tähän muutokseen?

1. Tunnista toimiston rooli: Toimisto on ennen ollut paikka, jonne kokoonnutaan tekemään kaikkia työtehtäviä, mutta yleensä valtaosa neliöistä on kuitenkin varattu yksilötyöhön, eli henkilökohtaisiin työpisteisiin. Jos ja kun etätyö jatkuu, yksilötyö on se, jota todennäköisesti tehdään enemmän kotona. Miten paljon tilaa tulee jatkossa varata yksilötyön tarpeisiin? Määrään vaikuttavat mm. etätyöohjeistus, etätyön todellinen määrä, yksilötyön osuus työtehtävissä, organisaatiokulttuuri ja valmius käyttää tiloja joustavasti yhdessä.
2. Tasapainota oikein: Toimistolla tulee jatkossakin olla mahdollisuus kaikkiin työtehtäviin. Tehtävät voidaan karkeasti jakaa keskittymistä vaativaan yksilötyöhön, luovaan yhteistyöhön – kuten työpajat ja yhteistyöryhmät, etä- ja lähivuorovaikutukseen sekä vapaaseen kohtaamiseen.
   
   Monissa toimistoissa työpisteiden käyttöaste on ollut matala jo ennen etätyösuositusta – keskimäärin lähes puolet työpisteistä on ollut käyttämättä (Rapal Optimaze Workplace Review 2020). Jos etätyö jää pysyvästi viikossa 2-3 päivän tasolle, on oletettavaa, että juuri yksilötyöhön varattua tilaa on toimistoissa liikaa. Sen sijaan yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen varattuja tiloja on jo ennen pandemiaa monessa toimistossa ollut liian vähän. Jos toimistolle tullaan erityisesti yhteistyön vuoksi, on tilojen käyttöä syytä tasapainottaa uudelleen.
   
   Tarjoa: Tee pieniä, heti käyttöön otettavia vetäytymistiloja tai neuvottelumoduuleja kahdenkeskisille, pika- ja etäpalavereille. Tee sisääntulon yhteyteen kodikas ja lämmin kohtaamispaikka satunnaiselle vuorovaikutukselle. Tee avotilasta viihtyisä ja monipuolinen, josta jokaisen on kiva löytää itselleen sopiva nurkkaus. Varmista, että neuvottelutiloja on riittävästi, ne ovat viihtyisiä ja tukevat etävuorovaikutusta.
   
   Luovu: Vapauta henkilökohtaiset työhuoneet yhteiseen käyttöön, jos ne ovat vähällä käytöllä. Vähennä työpisteitä avotilassa ja luovu henkilökohtaisista paikoista, jos henkilöstö jatkaa osittaista etätyötä. Vähennä henkilöstön ”karsinoimista” organisaatiorakenteen mukaan. Toisin sanoen, tee tilasta joustava monitilatoimisto, mutta huolehdi että tilassa on monipuolisesti erilaisia tiloja ja paikkoja, joihin vetäytyä omaan rauhaan.
3. Hyödynnä työympäristön potentiaali: Tilat ohjaavat toimintaa ja organisaatiokulttuuria tiedostamattamme. Viihtyisät tilat houkuttelevat ihmisiä paikalle ja voivat helpottaa yhteistyön tekemistä. Ne voivat myös tietämättämme viestiä hierarkioista ja rajata mahdollisuuksia. Myös tilamuutoksissa johto on se, joka voi omalla toiminnallaan näyttää suuntaa ja esimerkkiä. Tiloilla voit lisäksi vahvistaa positiivista työnantajamielikuvaa ja tukea brändiä.  
4. Kokeile ilman kertainvestointia: Myös työympäristöt ovat nykyään saatavilla joustavina palveluina. Arvioi siis tilan käyttö ja kustannukset uudelleen, ja jos löydät epätasapainoa, anna muutokselle mahdollisuus. Kokeile ja kehitä eteenpäin, älä tässäkään pelkää epäonnistumista ja jää paikoilleen. Hanki luotettavia kumppaneita, jos olet uuden äärellä.