Uutta tasapainoa etsimässä?

Viimeiset 18 kuukautta ovat kiihdyttäneet jo ennen sitä alkanutta muutosta kohti joustavaa, paikkariippumatonta työtä. 45 % toimistotyöläisistä arvioi pandemian aikana, että jos tulevaisuudessa saa vapaasti valita, he olisivat etätöissä vähintään 3 päivää viikossa (Martela Insight, n=3032). Aikaisemmin oletus oli, että toimistolla ollaan, jos ei toisin ilmoiteta. Pandemian aikana päinvastoin. Miten etätyön ja toimistotyön tasapaino keikahtaa pandemian jälkeen? Miten toimistojen tilankäyttö täytyy uudelleen kalibroida vastaamaan muuttunutta työtä?

Työviikko tasapainoon

Työympäristöt muodostavat jatkossa ekosysteemin, joista työntekijä valitsee työhönsä ja päiväänsä sopivimman. Työnantaja tarjoaa puitteet, joiden sisällä henkilökunnalla on liikkumavapaus. Näyttää siltä, että paluuta vanhaan oletukseen ei ole, mutta miten löytää tasapaino laajamittaisen etätyön päätyttyä? Poimi tästä vinkit uuteen tasapainoon.

1. Kuuntele ja keskustele: Selvitä miten etätyö on sujunut. Miten tehtävät sujuvat suhteessa aikaisempaan, miten hyvinvointi on kehittynyt, miten henkilöstö kokee etätyön sopivan omaan työhönsä? Pitkittynyt etätyösuositus on paljastanut etätyön plussat ja miinukset. Etätyön koetaan tukevan hyvin keskittymistä vaativaa työtä, etäpalavereita ja puheluita. Yksilötehtävien sujuvuus tuo usein kokemuksen työn paremmasta tehokkuudesta, kuin toimistolla työskenneltäessä. Onko näin myös teillä?
2. Katso kokonaisuutta: Joskus lyhyen tähtäimen hyödyt vievät huomion pitkä aikavälin seurauksilta. Sama koskee etätyötä. Etätyön pelisääntöjä sovittaessa on huomioitava, että toimistolla oleminen ja ihmisten kohtaaminen tuottavat paljon näkymättömiä hyötyjä. Avun pyytäminen helpottuu, tieto toisen hyvinvoinnista välittyy, innostus tarttuu, yhteenkuuluvaisuus paranee ja organisaation kokonaisuus hahmottuu, kun tapaa henkilöitä yli yksikkörajojen. Miten usein henkilöstönne haluaa olla toimistolla jatkossa, löytyykö sopiva tasapaino luonnostaan? Vai tarvitaanko yhteisiä suosituksia, sopimuksia tai pelisääntöjä siitä, missä työtä saa tehdä ja minkä verran?
3. Tunnista tehtävät: Erilaiset tehtävät ja roolit sekä persoonallisuudet ja elämäntilanteetkin vaikuttavat siihen, kuinka paljon etätyötä kannattaa tehdä. On hyvä keskustella työrooleittain, mikä on paras tasapaino. Voi olla, että henkilö itse viihtyy hyvin etätyössä, mutta muiden kannalta olisi hyvä olla toimistolla saavutettavissa? Pääsääntöisesti ne, jotka tekevät kehitystyötä, ovat paljon vuorovaikutuksessa muiden kanssa ja ideoivat uutta, hyötyvät eniten toimistolla olemisesta. Riittääkö palveluroolissa olevilla virtuaalinen saavutettavuus?
4. Ohjaa lempeästi: Henkilökohtainen sitoutuminen ja motivaatio kärsii, jos henkilöstön tarpeet ei tule kuulluksi. Henkilöstöllä on siis hyvä olla mahdollisimman suuri vapaus itse päättää työn tekemiselle sopiva paikka. Keskustelu auttaa ymmärtämään tilanteen muista kuin omasta näkökulmasta. Tue fiksua työympäristön valintaa ja sopikaa yhdessä, mikä on organisaation tai tiimin toimivuuden kannalta paras ratkaisu.

Entä kuinka löytää toimiston uusi tasapaino? Lue blogin jatko-osa täältä!